استفاده از نرم افزار ERP یا سیستم برنامه ریزی منابع سازمانی به جمع آوری، ذخیره سازی، مدیریت و تفسیر کسب و کارهای مختلف کمک می کند. به عبارت دیگر، نرم افزار برنامه ریزی منابع سازمانی برای مدیریت اتوماتیک وظایف ضمنی و آسان سازی جریان کارهای متقاطع استفاده می شود. هنگامی که برای حل مسائل بصورت بهینه از این نرم افزار استفاده شود، هزینه ها کاهش و سودآوری افزایش می یابد.

در این مقاله، ما شما را با اطلاعاتی فراتر از تعریف نرم افزار برنامه ریزی منابع سازمانی آشنا می سازیم وشما را در خرید و یا استفاده صحیح از این برنامه راهنمایی می کنیم و به سوالات اساسی زیر پاسخ خواهیم داد:

• نرم افزار برنامه ریزی منابع سازمانی چیست؟
• چرا از نرم افزار برنامه ریزی منابع سازمانی استفاده می شود؟
• نرم افزار برنامه ریزی منابع سازمانی چگونه کار می کند؟

سیستم برنامه ریزی منابع سازمانی یا نرم افزار ERP چیست؟

برنامه ریزی منابع سازمانی می تواند به صورت کامل و یکپارچه یا خصوصی و مرتبط به فرایندهای خاص باشد. سیستم برنامه ریزی منابع سازمانی معمولی فرایندهای کلیدی کسب و کار را شامل می شود که شامل موارد زیر می باشد:

• مدیریت مالی
• مدیریت ارتباط با مشتری (CRM)
• فروش و بازاریابی
• مدیریت منابع انسانی (HRM)
• مدیریت تولید
• مدیریت نگهداری و تعمیرات
• مدیریت زنجیره تامین (SCM)
• سیستم انبارداری یا مدیریت موجودی انبار
• مدیریت خرید

امروزه پیشرفته ترین برنامه ریزی منابع سازمانی شامل هوش تجاری، مدیریت دارایی و تجارت الکترونیکی می باشد. همچنین، برنامه ریزی منابع سازمانی می تواند از نوع عمودی با ویژگی های خاص صنعت باشد یا اینکه در دیگر، حوزه ها همچون خرده فروشی، مراقبت های بهداشتی، دولتی و غیردولتی مورد استفاده قرار گیرد. اجازه دهید ماژول های پایه را برحسب چگونگی ارائه خدمات بصورت مجزا بررسی کنیم.

مدیریت مالی

این ماژول سرمایه ورودی و خروجی را مدیریت می کند. همچنین استاندارد معاملات حسابداری و مالی مانند هزینه ها، اوراق بهادار، ترازنامه، مصارف بانکی، مدیریت مالیات و پرداخت ها را پوشش می دهد. ماژول مدیریت مالی گزارش های مالی را برای بخش ها و واحدهای تجاری دیگر بدست می آورد.

مدیریت فروش و بازاریابی

این ماژول گردش کارهای مرتبط با فروش را مانند نیازمندی فروش، نقل انتقالات، سفارشات فروش و فاکتورهای فروش را مدیریت می کند. برنامه ریزی های منابع سازمانی پیشرفته تر دارای قوانین مالیاتی و ردیاب حمل و نقل هستند. ماژول های فروش و مدیریت ارتباط با مشتری با هم کار می کنند تا سرعت چرخه فروش را افزایش دهند و سود بیشتری کسب کنند.

مدیریت منابع انسانی یا HRM

این ماژول ویژگی های ابزار مدیریت منابع انسانی استاندارد مانند ثبت زمان، جدول زمان بندی و پایگاه اطلاعاتی برای سوابق کارمندان، پروفایل های شغلی و ماتریس مهارت­های آنان را دربر دارد. ماژول مدیریت منابع انسانی همچنین ممکن است شامل بررسی عملکرد و سیستم حقوق و دستمزد باشد. درنهایت مدیریت منابع انسانی با مدیریت حقوق و دستمزد، هزینه های سفر و بازپرداخت ها، هماهنگ است. برخی از راه حل های برنامه ریزی منابع سازمانی همچنین دارای بخش های آموزشی و یا بررسی عملکرد LMS تحت مدیریت منابع انسانی هستند.

مدیریت ارتباط با مشتری یا CRM

ماژول مدیریت ارتباط با مشتری به شما کمک می کند تا خدمات مشتریان را افزایش دهید و در نهایت سود سرانه را بدست آورید. این مدیریت، فرصت ها و مسائل مربوط به مشتریان را اداره می کند. به همین ترتیب، با تلفیق داده هایی مانند فعالیت های رسانه های اجتماعی، تاریخ پرداخت و معاملات پیشین با پشتیبان های قبلی، نمایه کاملی از مشتریان شما را فراهم می سازد. در نصب برنامه ریزی منابع سازمانی، مدیریت ارتباط با مشتری با ماژول فروش هماهنگ شده است تا پیوندها و ارتباطات را تسریع بخشد.

مدیریت تولید

این ماژول گاهی به مهندسی یا تولید اشاره می شود. به کمک این برنامه می توان کسب و کارها را در زمینه هایی مانند برنامه ریزی محصولات، تامین منابع مواد، نظارت روزانه تولید و پیش بینی محصول و همچنین در زمینه های کارآمدتری مدیریت نمود. برخی از ویژگی های کلیدی این ماژول عبارتند از: صورتحساب مواد، برنامه تولید ماهرانه، برنامه کنترل سقف خرید، فروش و توزیع. این ماژول به شدت با ماژول های مدیریت زنجیره تامین و فهرست بندی موجودی به ویژه در زمینه هایی همچون برنامه ریزی محصول و کنترل موجودی، هماهنگ شده است.

مدیریت زنجیره تامین مواد یا SCM

این ماژول ها جنبه های کلیدی زنجیره محصولات شامل مدیریت سفارش خرید را پوشش می دهد. در واقع این برنامه جریان تولید به مصرف یا مصرف کننده را مدیریت می کند و گاهاً برای موارد مرجوعی یا فراخوانی مجدد به کار می رود. یکی از ویژگی های مهم مدیریت زنجیره تامین مواد، استفاده از اتوماسیون اتوماتیک است که تمام زنجیره تامین مواد را ساده تر می کند و اطلاعات را با تغییرات ناگهانی بازار تطبیق می دهد.

مدیریت نگهداری و تعمیرات

این ماژول عموما وظیفه مدیریت نگهداری و تعمیرات با رویکردهای مختلف مانند تعمیرات پیشگیرانه، پیشگویانه، اضطراری و … را برای صنایع تولیدی و کارخانجات، نیروگاه های صنعتی، صنایع فولاد و صنایع داروسازی برعهده دارد.

انبارداری یا مدیریت انبار

این ماژول را مدیریت مواد نیز می نامند. فهرست موجودی به شما کمک می کند تا اهداف سهام و استانداردسازی ها را اندازه گیری کنید. تسویه حساب و بررسی موجودی. با استفاده از شماره سریال محصول در راستای ردیابی و قراردادن اقلام در سازمان صورت می گیرد. فهرست موجودی با ماژول خرید هماهنگ شده است.

سیستم خرید

این ماژول فرآیندهای مربوط به تهیه مواد را مدیریت می کند. این موارد عبارتند از: لیست تامین کنندگان؛ درخواست نقل و انتقال و تجزیه و تحلیل؛ سفارشات خرید؛ یادداشت های دریافتی و به روز رسانی سهام. بدین ترتیب، ماژول خرید با مدیریت زنجیره تامین مواد و فهرست موجودی بصورت هماهنگ عمل می کنند.

چرا از نرم افزار برنامه ریزی منابع سازمانی استفاده می شود؟

قبل از پاسخ دادن به این سوال که چرا از نرم افزار ERP استفاده می شود، شما باید بدانید که چرا به آن نیاز دارید. هدف از نرم افزار برنامه ریزی منابع سازمانی افزایش بهره وری، فرایندهای ارتباطی خطی و ارتقا فرهنگ همکاری در سازمان است. در نتیجه با این روش هزینه ها به حداقل می رسند، بهره وری افزایش می یابد و منجر به عملکرد پایانی(Bottom Line) بهتری می شود.

مزایای نرم افزار برنامه ریزی منابع سازمانی به شرح ذیل می باشد.

افزایش کارایی

فرآیندهای کسب و کار مانند حسابداری، فروش، بازاریابی، تولید و موجودی در برنامه ریزی منابع سازمانی یکپارچه تر می شوند جمع آوری و دسترسی به داده ها در سراسر سازمان آسانتر صورت می گیرد و گردش در کارهای متقاطع بهینه تر است.

به همین ترتیب، نرم افزار برنامه ریزی منابع سازمانی بصورت اتوماتیک کارهای روزانه مانند ورود دستی به داده ها یا ارائه گزارش ها را انجام می دهد. فرآیندهای تکراری از بین می روند و تیم ها از تمرکز بر نتایج اصلی رها می شوند. به عنوان مثال، بازاریاب می تواند گزارش ترافیک روزانه وب را بدون تکنولوژی خاص بدست آورد؛ یا حسابدار می تواند فوراً به آمار فروش هفته (بدون نیاز به بررسی مستقیم فروش) دسترسی پیدا کند.

همچنین نرم افزار ERP برای مدیران و کارکنان اصلی امکان جستجوهای سریع را فراهم می سازد. تنظیمات نرم افزار برنامه ریزی منابع سازمانی به تصمیم گیرندگان اجازه می دهد تا به شاخص های کلیدی عملکرد در سراسر سازمان نگاه کنند. اگر آنها مایل باشند بیشتر تحقیق کنند، مدیران می توانند با چند کلیک جزئیات بیشتری ارائه دهند.

ارتقا همکاری

نرم افزار برنامه ریزی منابع سازمانی مرزهای بین دپارتمان ها و بخش های مختلف یک کارخانه یا شرکت بزرگ را از بین می برد. منابع اطلاعاتی یکپارچه می شوند و به عنوان فرآیندهای یک بزرگراه، ایستگاه های کاری محلی را به هم مرتبط می سازند. این ارتباطات یکپارچه باعث می شود تا کارکنانی که در بخش های دیگر مشغول به فعالیت هستند، به راحتی با تیم های دیگر در داخل پلت فرم برنامه ریزی منابع سازمانی همکاری داشته باشند.

علاوه بر این، نرم افزار ERP ابری همکاری بین گروه های راه دور و دفتر مرکزی را از طریق اینترنت امکانپذیر می سازد. واحدهای تجاری دریایی در حال حاضر به عنوان بخشی از مرکز اصلی هستند. فرهنگ همکاری باعث نوآوری و کارهای تیمی می شود و به طور کلی تجارت را رقابتی تر می کند.

پیش بینی دقیق

در شرکت های بزرگ، بدتر از غیرقابل پیش بینی بودن، پیش بینی اشتباه است.

پیش بینی الگوهای استراتژی سازمان؛ برای سازمان ها ارائه تصویر واقعی و پیش بینی دقیق حیاتی است. با استفاده از پایگاه داده متمرکز، برنامه منابع سازمانی به بررسی کسب و کارهای متفاوت شرکت ها می پردازد که منجربه فرایند استاندارد می شود و در نهایت، یکپارچگی اطلاعات را افزایش می دهد.

ابزارهای گزارش نویسی برنامه ریزی منابع سازمانی از فیلترهای پیشرفته و تحلیلی برای تجزیه ی داده ها و بررسی تناسب/عدم تناسب آنان استفاده می کند. ویژگی های نرم افزار برنامه ریزی منابع سازمانی مانند Deduplication نیز تضمین کننده این مسئله است که اطلاعات به روز شده باشد و تکراری نباشد. مدیران می توانند با اطمینان کامل از این اطلاعات، پیش بینی های واقعی را ارائه کنند. بدین ترتیب، برآوردها در محدوده قابل قبولی از پیامدها قرار می گیرند.

علاوه بر این، راه حل های پیشرفته برنامه ریزی منابع سازمانی با ابزارهای هوش تجاری از ماشین یادگیری و الگوریتم پیش بینی استفاده می کنند تا کاربران را قادر سازند به داده های بیشتری دست یابند. شرکت هایی با داده های پیچیده می توانند برنامه ریزی منابع سازمانی را برای بینش پنهان و ایجاد فضای رقابتی بکار برند.

هزینه های کمتر عملیاتی سازمان

شرکت ها می تواند از برنامه ریزی منابع سازمانی برای کاهش هزینه ها، استفاده کنند. هنگامی که فرآیندهای ساده و معیارهای کلیدی از نزدیک مورد نظارت قرار می گیرند، وقفه ها، تاخیرها و خرابی ها پیش بینی می شود یا تاثیر آنان به وضوح مشخص می شود.

واحدهای تولید و پخش با بروز تاخیر سریعاً مختل می شوند. اما برنامه ریزی منابع سازمانی امکان تولید، سازماندهی، ارائه خدمات به مشتری و سایر واحدهای تجاری را فراهم می کند تا با استفاده از اطلاعات، زمان واقعی همکاری نزدیکی داشته و مشکلات ناگهانی را سریع تر حل کنند. هزینه های عملیاتی در بودجه حفظ می شوند.

افزایش امنیت داده ها

راه کارهای برنامه ریزی منابع سازمان دارای فایروال ها و محدودکننده است تا از نقض اطلاعات پیشگیری و از بروز مشکلات جلوگیری کند. داشتن انبار اطلاعات به این معنی است که بایستی نقاط قابل دسترسی تحت نظارت دقیق و امنیت باشد. به همین دلیل، قوانین مجوز دسترسی کاربران دارای انعطاف است و به آنان این اجازه را می دهد اطلاعات حساس را قفل کنند تا برای دسترسی کاربران دیگر به این اطلاعات محدودیت وجود داشته باشد.

مدیر همچنین می تواند به سرعت امکان دسترسی کارکنان را غیر فعال سازد، در حالی که به افراد جدید مجوز ورود و دسترسی اعطا کند. راه کارهای برنامه ریزی منابع سازمانی فعالیت های کاربر را نیز نمایش می دهند، بنابراین مدیر به راحتی می تواند اقدامات غیر مجاز یا الگوهای فعالیت مشکوک در سیستم را مشخص سازد.

مطابقت با مقررات

بسیاری از ویژگی های برنامه ریزی منابع سازمانی دارای استانداردهای فرایند نظارتی و گزارش تطابق هستند که به کسب و کار کمک می کند تا نیازهای مدنظر بیزینس خود را تامین کند. راه کارهای برنامه ریزی منابع سازمانی گزارش پروتکل ها را برای همه جنبه هایی مانند حسابداری مالی، مقررات محصول و امنیت داده ها ارائه می دهند.

چه عواملی در انتخاب نرم افزار برنامه ریزی منابع سازمانی در نظر گرفته می شود؟

فرض کنید شما قبلا نسبت هزینه و سود نصب نرم افزار ERP را در نظر گرفته اید و اطمینان دارید که سودآوری خوبی را به همراه خواهد داشت. اکنون شما باید این عوامل کلیدی را در نظر بگیرید تا مطمئن شوید سرمایه گذاری تان بهینه سازی شده است.

ارتقا در برابر جایگزینی

در صورت نیاز به سیستم برنامه ریزی منابع سازمانی جدید یا فقط ارتقا آن، ابتدا برنامه را ارزیابی کنید. بسیاری از راه حل های نرم افزار برنامه ریزی منابع سازمانی امروزه مدولار می شوند؛ شما می توانید یک ماژول، به عنوان مثال حقوق و دستمزد، با برنامه های فعلی خود یکپارچه کنید. به این ترتیب شما مختل شدن روند کار را به حداقل رسانده و هزینه ی کمتری می پردازید.

اما اگر از زمان سیستم برنامه ریزی منابع سازمانی شما 10 سال یا بیشتر گذشته باشد، انتخاب عاقلانه این است که آن را جایگزین کنید. شما می توانید نرم افزار برنامه ریزی منابع سازمانی جدیدی را برای تسهیل، یکپارچه سازی، مقیاس پذیری و گزینه های دیگر نصب و استفاده کنید. به طور مشابه، ابزار یادگیری، تجزیه و تحلیل پیش بینی شده و گزارشات پیشرفته، نرم افزار برنامه ریزی منابع سازمانی را به سطوح بعدی هدایت می کند.

سفارشی سازی نرم افزار (مشتری مداری(

این برنامه علاوه بر تامین حصول اطمینان از فرآیندهای سیستم ERP، کارایی های کلیدی کسب و کار شما را نیز بررسی می کند. هرچند ممکن است این کارایی ها دارای اولویت ها و فرهنگ متفاوتی باشند یا حتی ممکن است متناقض باشد. به عنوان مثال، بازاریابی شامل صرف هزینه است، حسابداری شامل ارزیابی روزانه تولید یا ذخیره سازی تولیدات است؛ فروش بر حسب سهمیه ماهانه پیشرفت می کند. همه اینها منجر به گردش های کاری بی شماری می شود که در یک راه حل یکسان قرار نمی گیرند. با اجرای نرم افزار برنامه ریزی منابع سازمانی و ابزارهای سفارشی سازی، تنظیمات محلی و گردش های کاری قابل بررسی، برای بخش های دیگر این امکان فراهم می شود که اهداف خود را تعیین کرده و برنامه ریزی منابع سازمانی را براساس پارامترهای خود تنظیم کنند.

گزارشات و تنظیمات نرم افزار

امروزه راهکارهای نرم افزار برنامه ریزی منابع سازمانی دارای گزارش پیشرفته است که می تواند صورتهای مالی ترازشده را براساس منطقه شما ارائه دهد. آخرین ابزار گزارش ارزیابی نرم افزار برنامه ریزی منابع سازمانی به سیستم های پرسرعت، فیلترهای هوشمند و داده های زمان واقعی نیز امکان اجرا می دهد. به همین ترتیب، ارائه گزارش های سریع و آنی در راستای سرعت بخشیدن به نیازهای کسب و کار در حال رشد است. از سوی دیگر، داشبوردها(تنظیمات) باید داده های کمی و کیفی را در سطوح مختلف تبیین کنند. برای دیدن عملکرد داشبوردهای استاندارد می توانید لینک های متفاوتی را بررسی کنید.

ادغام یا ترکیب نرم افزارها

نرم افزار برنامه ریزی منابع سازمانی باید با برنامه های کسب و کار موجود بصورت یکپارچه کار کند. برخی نکات کلیدی برای ادغام وجود دارد که شما باید آنها از بالا به پایین در نظر بگیرید. آنها شامل سیستم به سیستم (به عنوان مثال، از نرم افزار برنامه ریزی منابع سازمانی به مدیریت ارتباط با مشتری مدیریت منابع انسانی)؛ ماژول به سیستم (به عنوان مثال، از حقوق و دستمزد نرم افزار برنامه ریزی منابع سازمانی به مدیریت منابع انسانی موجود در سیستم شما) و یا قابلیت انتقال فایل (به عنوان مثال، صادرات / واردات PDF، JPG، DOC، فایل های CSV). نرم افزار برنامه ریزی منابع سازمانی با ادغام بصورت انعطاف پذیر می تواند با زیرساخت های موجود کار کند، ویژگی های آن را گسترش دهد یا در واقع آنها را جایگزین سازد، در حالی که بایستی اطمینان حاصل شود که پرونده ها و انتقال فایل ها به درستی صورت گیرد.

آموزش و نصب نرم افزار ERP

بر اساس پیش فرض های نرم افزار برنامه ریزی منابع سازمانی، این برنامه بایستی توسط کسی که با دانش فنی نصب آن آشنا است، راه اندازی شود. اگر شما تیم فنی یا شخص متخصص در این زمینه ندارید، اطمینان حاصل کنید که توافق نامه سرویس دهی و نصب به درستی مطالعه شود. در بیشتر موارد هزینه نصب به طور جداگانه از مجوز پرداخت می شود، اما برخی از فروشندگان همه برنامه های مرتبط را ارائه می دهند. نصب نرم افزار ERP ابری، آسان است و به عنوان فعالسازی یک حساب کاربری برای دسترسی به سرور فروشنده درنظر گرفته شده است.

همانطور که مشاهده می شود نرم افزار برنامه ریزی منابع سازمانی از سایر برنامه های کسب و کار پیچیده تر است، بنابراین برای استفاده از آن آموزش کاربران الزامی است. حال این سوال به ذهن خطور می کند که آیا فروشندگان این خدمات را ارائه می دهد؟ این که چه نوع آموزش هایی برای این برنامه دریافت می کنید یا اینکه به طور انحصاری چه خدماتی همراه این برنامه است، بایستی برحسب نیاز کاربران تعیین شود و کار با برنامه کفایت کند.